Definition
Freigabeworkflow
Ein Freigabeworkflow regelt, wer welche Ausgabe genehmigen muss, bevor oder nachdem sie getätigt wird.
Ein Freigabeworkflow beschreibt den Ablauf zur Genehmigung von Ausgaben. Er legt fest, ab welchem Betrag oder für welche Kategorie eine Person zustimmen muss. Digitale Systeme leiten Anfragen automatisch an die zuständigen Stellen weiter.
Für Unternehmen verhindert er Fehlkäufe und sorgt für Nachvollziehbarkeit. Vorabfreigaben eignen sich für große Beträge, nachträgliche Prüfungen für Kleinbeträge. Wichtig sind Vertretungsregeln, damit Zahlungen nicht an Urlauben scheitern. Dokumentieren Sie Freigaben so, dass sie bei einer Prüfung vorgelegt werden können.
Achten Sie darauf, dass der Workflow den Arbeitsalltag nicht lähmt. Zu viele Stufen führen dazu, dass Beschäftigte private Mittel vorstrecken oder Regeln umgehen. Prüfen Sie nach einigen Monaten, welche Freigaben wirklich nötig sind, und vereinfachen Sie überflüssige Schritte.
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