Definition
Purchasing Card
Eine Purchasing Card dient dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen im Unternehmen und ist auf Beschaffung ausgerichtet.
Eine Purchasing Card, auch Einkaufskarte genannt, ist eine Firmenkarte für wiederkehrende Beschaffungen wie Büromaterial, Software oder Kleinteile. Sie wird häufig an Einkaufsabteilungen oder Bereiche ausgegeben und kann auf bestimmte Händlerkategorien oder Beträge begrenzt werden. Die Abrechnung erfolgt gesammelt.
Für Unternehmen verkürzt sie Bestellprozesse, weil nicht jede Kleinbestellung einzeln per Rechnung bezahlt werden muss. Zugleich entsteht eine zentrale Datengrundlage für Kostenstellen und Kontierung. Damit die Karte nicht zum Schlupfloch wird, sollten Limits, Freigaben und Belegpflichten schriftlich festgelegt sein, etwa in einer Kartenrichtlinie.
Anders als bei einer Reisekarte stehen hier Lieferantenzahlungen im Mittelpunkt. Manche Anbieter liefern erweiterte Daten zu jedem Einkauf, etwa Steuerbeträge oder Positionen, was die Rechnungsprüfung erleichtert. Ob diese Funktion verfügbar ist, hängt vom Issuer und vom Händler ab.
Ähnliche Stichwörter
- KartenlimitDas Kartenlimit ist der Betrag, bis zu dem eine einzelne Karte genutzt werden darf.
- KostenstelleEine Kostenstelle ordnet Ausgaben einem Bereich, Projekt oder Team innerhalb des Unternehmens zu.
- KontierungDie Kontierung weist einem Geschäftsvorfall das passende Buchungskonto zu.
- AusgabenrichtlinieEine Ausgabenrichtlinie legt fest, was Beschäftigte mit Firmenkarten bezahlen dürfen und wie sie es nachweisen müssen.